Zo automatiseert u uw factuuropvolging na een project

Zo automatiseert u uw factuuropvolging na een project

Een project is afgerond. De klant is tevreden. En dan begint het gedoe. Wie stuurt de factuur? Wanneer precies? Is het urenoverzicht al goedgekeurd? Staat de juiste prijs erin? Voor veel bedrijven is de stap van projectafsluiting naar betaalde factuur een sluipend knelpunt. Medewerkers zijn alweer bezig met het volgende project, de administratie loopt achter en soms verdwijnt een factuur gewoon in de drukte. Het gevolg: vertraagde betalingen, gemiste omzet en onnodige herinneringen.

Dit is precies het soort proces dat zich uitstekend leent voor automatisering. Niet omdat mensen het niet kunnen, maar omdat het tijdrovend, repetitief en foutgevoelig is. En omdat een geautomatiseerde workflow dit consequenter, sneller en nauwkeuriger uitvoert dan welke medewerker ook die drie projecten tegelijk beheert.

Hoe ziet het ongeautomatiseerde proces eruit?

In de meeste bedrijven zonder automatisering verloopt dit proces ongeveer zo: een projectmanager meldt handmatig dat een project klaar is, de administratie krijgt een seintje via e-mail of mondeling, er wordt een factuur aangemaakt op basis van een urenlijst die ergens in een spreadsheet staat, die factuur wordt verstuurd en vervolgens hopen ze maar dat de klant betaalt. Betaalt de klant niet op tijd, dan moet iemand een herinnering sturen, en daarna misschien nog een. Elk van die stappen kost tijd en elk van die stappen kan misgaan.

De grootste risicos in dit proces zijn: te laat factureren (soms weken na projectafsluiting), onjuiste bedragen door fouten bij het overtypen van uren of tarieven, vergeten herinneringen bij uitblijvende betalingen en geen overzicht over welke facturen open staan per project of klant. Elk van deze risicos raakt direct de kasstroom en de professionele uitstraling van het bedrijf.

Het geautomatiseerde alternatief stap voor stap

Een goed ingericht automatiseringsproces begint bij het moment van projectafsluiting. Zodra een project in uw projectbeheersysteem op Afgerond wordt gezet, wordt automatisch een reeks acties in gang gezet. Die acties hoeven niet door een mens te worden gestart. Ze worden door een workflow afgehandeld die de systemen rondom uw bedrijf aan elkaar koppelt.

• Stap 1: Projectstatus triggert de workflow. Zodra een project als afgerond wordt gemarkeerd in uw projecttool (bijvoorbeeld Asana, Monday of een maatwerkapplicatie), start de workflow automatisch.
• Stap 2: Gegevens worden opgehaald. De workflow haalt de geregistreerde uren, het gehanteerde tarief en de klantgegevens op uit de gekoppelde systemen. Er wordt niets overgetypt.
• Stap 3: Factuur wordt aangemaakt. Op basis van de opgehaalde gegevens wordt automatisch een factuur aangemaakt in uw boekhoudsoftware, zoals Exact, Moneybird of Twinfield. De factuur heeft de juiste lay-out, het juiste factuurnummer en de juiste vervaldatum.
• Stap 4: Factuur wordt verstuurd. De factuur wordt direct per e-mail naar de klant gestuurd, met een persoonlijke begeleidende tekst die past bij de huisstijl van uw bedrijf.
• Stap 5: Opvolging verloopt automatisch. Betaalt de klant niet voor de vervaldatum, dan volgt automatisch een eerste herinnering. Daarna, indien nodig, een tweede. Wordt betaald, dan wordt de factuur als voldaan gemarkeerd en stopt de opvolging direct.
• Stap 6: CRM wordt bijgewerkt. De betaalstatus, het factuurbedrag en de datum worden teruggeschreven naar het klantdossier in uw CRM, zodat accountmanagers altijd een volledig beeld hebben van de relatie.

Wij stuurden vroeger facturen soms twee weken na projectafsluiting, gewoon omdat niemand er direct aan toekwam. Nu gaat de factuur er dezelfde dag uit en hoeven wij er niet meer naar om te kijken.

Wat levert dit concreet op?

De opbrengst van dit soort automatisering is zichtbaar op drie niveaus. Tijdwinst: een gemiddeld dienstverlenend bedrijf spendeert tussen de twee en vijf uur per week aan handmatige facturatiehandelingen en opvolging. Die tijd valt grotendeels weg. Minder fouten: doordat gegevens direct uit de bronsystemen worden gehaald en niet worden overgetypt, verdwijnen rekenfouten, verkeerde tarieven en vergeten posten. Meer omzet: snellere facturatie betekent snellere betaling. Wie dezelfde dag factureert in plaats van twee weken later, verbetert de gemiddelde betaaltermijn structureel.

Daar bovenop komt het overzicht. Omdat alles via een centrale workflow loopt en teruggeschreven wordt naar het CRM en de boekhouding, weet u op elk moment hoeveel facturen er open staan, welke klanten regelmatig te laat betalen en wat de gemiddelde doorlooptijd is van project tot betaling. Dat zijn gegevens die u helpen betere beslissingen te nemen over uw klantportefeuille en uw werkkapitaal.

Welke systemen worden gekoppeld?

Voor dit proces worden doorgaans drie tot vier systemen met elkaar verbonden: uw projectbeheersysteem als startpunt van de workflow, uw tijdregistratietool als bron van de geregistreerde uren, uw boekhoudsoftware voor de aanmaak en verzending van facturen en uw CRM voor het bijhouden van klanthistorie en betaalgedrag. Vynexo brengt de koppelingen tot stand via API-verbindingen of, waar dat niet mogelijk is, via tussenliggende workflow-engines. Het resultaat is een aaneengesloten keten van acties die zonder handmatig ingrijpen van start tot finish loopt.

Heeft uw bedrijf geen systemen die goed aan elkaar te koppelen zijn, of werkt u met een combinatie van tools die simpelweg niet voor integratie zijn gebouwd? Dan is een maatwerkapplicatie soms de slimmere keuze. Die brengt alle relevante gegevens samen in een centrale omgeving, van waaruit de facturatieworkflow direct wordt aangestuurd. Dat klinkt groter dan het is: ook voor kleinere bedrijven is dit in veel gevallen sneller terugverdiend dan verwacht.

Wanneer is dit zinvol voor uw bedrijf?

Dit type automatisering is het meest waardevol voor bedrijven die op projectbasis werken en meerdere facturen per maand versturen. Denk aan bureaus, adviesbureaus, IT-bedrijven, bouwbedrijven, installateurs en andere dienstverleners. Maar ook voor eenpitters of kleine teams die geen tijd willen verliezen aan administratief werk dat een systeem veel beter en betrouwbaarder kan doen. De vuistregel is eenvoudig: als u meer dan vijf projectfacturen per maand verstuurt en merkt dat het opvolgen ervan u energie kost, is automatisering de moeite waard om te onderzoeken.

Wilt u weten hoe dit proces er voor uw specifieke situatie uitziet? Vynexo brengt uw huidige facturatieproces in kaart, identificeert de knelpunten en bouwt een workflow die past bij de systemen die u al gebruikt. Zonder grote investeringen, zonder overbodige complexiteit en met een concreet resultaat dat u direct terugziet in uw administratie en uw bankrekening.