Zo automatiseert u uw inkoop en leveranciersbeheer

Zo automatiseert u uw inkoop en leveranciersbeheer

Veel bedrijven beheren hun leveranciers nog altijd met een combinatie van e-mail, spreadsheets en losse mappen. Prijsafspraken staan in een oude offerte ergens in een mailbox, contactpersonen wisselen zonder dat iemand het bijhoudt en bestellingen worden handmatig doorgezet naar de boekhouding. Het resultaat: dubbele bestellingen, gemiste kortingen en facturen die niet kloppen met wat er daadwerkelijk is afgesproken. Automatisering lost dit op door leveranciersinformatie, inkoopaanvragen en goedkeuringsstromen samen te brengen in één werkende keten.

De eerste stap is altijd het in kaart brengen van het huidige inkoopproces. Wie vraagt iets aan? Wie keurt het goed? Hoe wordt het doorgezet naar de leverancier en naar de boekhouding? In de praktijk blijkt bij die analyse al snel dat meerdere mensen hetzelfde werk doen, dat goedkeuringen via e-mail verloren gaan en dat niemand precies weet wat de actuele prijsafspraak is met een leverancier. Zodra dat proces helder is, kan automatisering worden ingericht.

Een geautomatiseerd leveranciersbeheer begint bij een centrale leveranciersdatabase. Daarin staan alle leveranciers met hun contactgegevens, betalingsvoorwaarden, actieve prijsafspraken en documenten zoals certificaten of overeenkomsten. Die database is niet statisch: zodra een contract verloopt, stuurt het systeem automatisch een signaal naar de verantwoordelijke inkoper. Zo verdwijnt nooit meer een verlengingsmoment in de drukte van de dag.

Inkoopverzoeken lopen via een gestandaardiseerd formulier. Een medewerker vult in wat er nodig is, voor welk project of welke afdeling en wat het geschatte bedrag is. Op basis van het bedrag bepaalt het systeem automatisch welk goedkeuringspad van toepassing is: aanvragen onder een drempelbedrag gaan direct door, hogere bedragen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de juiste leidinggevende. Die ontvangt een notificatie, keurt goed of af en het systeem registreert de beslissing inclusief datum en naam. Geen e-mailketens meer, geen onduidelijkheid achteraf over wie wat heeft goedgekeurd.

Sinds we onze inkoopstroom hebben geautomatiseerd, zijn onze factuurverschillen met meer dan zestig procent gedaald. We besteden nu tijd aan leveranciersrelaties in plaats van aan het uitzoeken van fouten.

Na goedkeuring wordt de bestelling automatisch aangemaakt en verstuurd naar de leverancier, met de juiste referentienummers en projectcodes. Wanneer de factuur binnenkomt, vergelijkt het systeem die met de oorspronkelijke bestelling: kloppen de aantallen, de prijs en de levertermijn? Alleen bij afwijkingen gaat er een signaal naar een medewerker. Zo hoeft niemand elke factuur handmatig na te lopen, maar wordt er wel altijd gecontroleerd.

• Centrale leveranciersdatabase met prijsafspraken, contacten en contractdocumenten op één plek
• Geautomatiseerde goedkeuringsstromen op basis van bedrag, afdeling of projecttype
• Automatische bestelling en bevestiging richting leverancier na akkoord
• Factuurmatching waarbij het systeem bestelling en factuur automatisch vergelijkt
• Signalen bij verlopende contracten zodat verlengingen nooit meer worden gemist
• Koppeling met de boekhouding waardoor goedgekeurde facturen direct op de juiste kostenplaats worden geboekt

De koppeling met de boekhouding is een cruciaal onderdeel. Goedgekeurde facturen worden automatisch doorgezet naar het boekhoudpakket met de juiste grootboekrekening, kostenplaats en projectcode. Handmatig overtypen is verleden tijd. Dat bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook de kleine typefouten die later leiden tot grote puzzels bij de jaarafsluiting.

Voor bedrijven die met meerdere leveranciers werken of regelmatig offertes opvragen, kan het systeem ook offerterondes ondersteunen. Een inkoopverzoek triggert automatisch een offerteverzoek naar twee of drie geselecteerde leveranciers. De ontvangen offertes komen binnen in het systeem, worden naast elkaar gezet en de inkoper maakt een keuze. Die keuze wordt vastgelegd, de afgewezen leveranciers ontvangen automatisch een beleefde afwijzing en de winnende offerte wordt omgezet in een bestelling. Het hele traject van vraag tot order kan zo in een fractie van de tijd worden doorlopen.

Wat levert dit een gemiddeld bedrijf op? In de eerste plaats tijdwinst: inkoopmedewerkers besteden hun uren aan echte beslissingen in plaats van aan administratief heen en weer sturen. In de tweede plaats minder fouten: doordat systemen met elkaar communiceren, verdwijnen de handmatige tussenkomsten die fouten veroorzaken. En in de derde plaats meer grip: leidinggevenden zien in één oogopslag welke bestellingen openstaan, welke zijn goedgekeurd en wat de inkoopuitgaven zijn per afdeling of per maand. Geen Excel-export meer nodig, geen wachten op een collega met de juiste rechten.

Automatisering van leveranciersbeheer is geen project van maanden. Vynexo brengt het bestaande proces in kaart, bepaalt samen met u waar de grootste winst zit en bouwt vervolgens de workflow die aansluit op uw bestaande systemen. Of u nu werkt met een boekhoudpakket als Exact of Twinfield, met een CRM of met een eigen applicatie: de koppeling wordt gelegd zodat gegevens automatisch stromen en u zich kunt richten op wat er echt toe doet.